Cómo optimizar costes con la gestión de licencias de software de “larga cola”

Cuando se trata de la gestión de licencias de software, muchas empresas se centran en los principales actores como Microsoft, Google, IBM, Adobe o AWS. Debajo de estos “gigantes” de los proveedores se encuentra un panorama de licencias más pequeñas y menos visibles: la “larga cola”. Sin embargo, si no se supervisan, estas licencias pueden drenar silenciosamente los presupuestos, crear riesgos de seguridad y complicar los esfuerzos de cumplimiento normativo.  

El software suele representar casi un tercio de los presupuestos de TI, y la larga cola (que a menudo equivale aproximadamente al 20% de ese gasto) puede seguir sumando una cantidad significativa. Pasar por alto estas licencias menos conocidas es un error costoso, prestarles la atención adecuada podría desbloquear ahorros sorprendentes y considerables.  

¿Qué son las licencias de software de larga cola?  
La “larga cola” en las licencias de software se refiere a la multitud de soluciones de software adquiridas a lo largo del tiempo, generalmente para tareas específicas o para satisfacer requisitos de nicho.  

Por lo general, el software de larga cola aborda necesidades especializadas, específicas de la industria o altamente personalizadas que no son cubiertas por productos de software más comunes. Estas aplicaciones pueden tener bases de usuarios más pequeñas, pero en conjunto representan una inversión sustancial. Estas licencias a menudo se renuevan por costumbre en lugar de por necesidad, ya que los equipos carecen del tiempo o los recursos para cuestionar su relevancia.  

Desafíos comunes con las licencias de larga cola  
Uno de los desafíos más significativos es el aumento progresivo de costes. En este caso, las licencias continúan renovándose incluso cuando el software ya no se utiliza. Por ejemplo, recientemente Crayon ayudó a una empresa a descubrir que había seguido renovando un producto de seguridad durante seis años simplemente porque formaba parte de su cartera de software. El software se había vuelto redundante, ya que su funcionalidad ya estaba incluida en su suite de Microsoft.  

Otro problema común es la superposición de funcionalidades. Las empresas a menudo pagan sin saberlo por software con capacidades duplicadas. Un ejemplo clásico es la compra de software de autenticación multifactor (MFA) de terceros cuando ya se cuenta con una funcionalidad similar incluida en otras licencias de software.  

La TI en la sombra también presenta un desafío. Las aplicaciones no aprobadas que los empleados introducen para resolver problemas inmediatos pueden generar confusión en las licencias, vulnerabilidades de seguridad y riesgos de cumplimiento. Por ejemplo, un equipo que usa Dropbox para compartir archivos sin conocimiento del departamento de TI puede exponer inadvertidamente información sensible.  

Los riesgos de cumplimiento también surgen cuando las licencias mal alineadas provocan problemas de configuración o cuando aplicaciones obsoletas siguen activas a pesar de cambios en el modelo de negocio.  

El software especializado, como el software de ingeniería o arquitectura, puede costar varios miles de dólares por una sola licencia. A menudo, este software tiene términos de licencia complejos, sin mencionar los contratos a largo plazo que pueden dificultar la transición a alternativas más rentables.  

El camino hacia una mejor gestión  
Realizar auditorías internas periódicas de software: Comience compilando una lista completa de todo el software en uso. Identifique qué hace cada aplicación, quién la usa y por qué se adquirió.  
Hacer las preguntas adecuadas: ¿Todavía necesitamos este software? ¿Existen otras herramientas en nuestra cartera que ofrezcan la misma funcionalidad? ¿El precio es óptimo o podemos negociar descuentos?  
Priorizar la racionalización: Consolide herramientas con funcionalidades superpuestas y elimine software obsoleto. Por ejemplo, ¿por qué mantener múltiples programas CAD cuando una solución robusta es suficiente?  
Aprovechar la experiencia externa: La gestión de licencias de software es compleja y está en constante cambio. Asociarse con especialistas, como Crayon, puede ayudar a monitorear continuamente las tendencias del mercado, identificar oportunidades para consolidar o eliminar herramientas redundantes y ayudar en la negociación durante la próxima ronda de renovación de software.  
Hacer de la optimización un proceso continuo: Revise las estructuras de licencias con mayor frecuencia que el ciclo anual de renovación, especialmente en industrias dinámicas donde las necesidades comerciales y las capacidades del software evolucionan rápidamente.

Impacto en el mundo real  
En otro caso en el que Crayon brindó asesoramiento, una empresa de seguros descubrió una licencia de software de seguridad pasada por alto que costaba cientos de miles de dólares al año. Este software se había adquirido años antes debido a una conexión personal, pero nunca se utilizó activamente. Al identificarlo y eliminarlo, la empresa redujo inmediatamente los costes sin afectar sus operaciones diarias.