Vestas: Crayon nos está ahorrando 3 millones de euros mediante la optimización de SAM

La optimización dio frutos de inmediato, con Vestas logrando un ahorro total de 478,000 euros y evitando costes por 734,000 euros en el primer año. El trabajo en las estructuras y prácticas de gestión de activos de software (SAM) continúa, mientras Crayon sigue apoyando a la compañía en su trayectoria. Vestas es uno de los mayores fabricantes de turbinas eólicas del mundo, con una fuerza laboral global de 29.000 personas y unos ingresos esperados de hasta 18 mil millones de euros para 2024, produciendo energía eólica sostenible en 88 países.

Entre los desafíos encontramos:
- Visión limitada de los contratos y acuerdos de licencias
- No existía un programa formalizado de SAM ni una gobernanza de SAM
- Utilización limitada o nula de la herramienta de SAM de Vestas (Snow)
- Datos de uso no utilizados para la optimización continua de costos o renovaciones

El resumen del proyecto es:
- Definición de una estrategia a largo plazo
- Análisis de cumplimiento para proveedores de nivel 1 y 2
- Visión y conocimientos sobre cientos de contratos y acuerdos de licencias
- 30 iniciativas de optimización de costos basadas en datos de medición de uso
- Monitoreo activo del uso de aplicaciones en la mayoría de Vestas
- Descubrimiento y eliminación de herramientas administrativas que representaban un riesgo de seguridad
- El valor total generado por el proyecto de SAM hasta ahora es de 3 millones de euros.
- Datos completos de uso disponibles para apoyar las negociaciones de renovación con el proveedor
- Recordatorio de renovación para los propietarios de aplicaciones con una ventana de 90 días para discutir las necesidades futuras de licencias
- Crayon instituyó informes de KPI para la gestión de Vestas
- Apoyo continuo para maximizar la inversión en Snow Software
- Ahorros de costos realizados, evitación de costos y evitación de riesgos contribuyen al éxito de SAM de Vestas

La compañía consume una vasta gama de soluciones, desde aplicaciones típicas de Microsoft y Adobe hasta el software de ingeniería más sofisticado y costoso, como Ansys, Autodesk y MathWorks. En total, hay un inventario de licencias de al menos 5.000 aplicaciones instaladas en 45.000 portátiles. Con pocas estructuras formales de gestión de activos de software (SAM) en su lugar, Vestas tenía poca visión de su posición de cumplimiento. Sin una comprensión clara del uso, el fabricante entraba en negociaciones de renovación con proveedores en desventaja.

Vestas sospechaba fuertemente que estaba sobre licenciada y desperdiciando dinero, pero no tenía idea de hasta qué punto. La primera fase del proyecto fue crear una visión general de la situación de licencias de Vestas, dando al fabricante una visión práctica de las próximas renovaciones, oportunidades de optimización, posiciones efectivas de licencias y necesidades futuras de software. Desde esta línea base, Crayon guió y asesoró a los recursos internos de Vestas en la documentación precisa de licencias y la población gradual de estos datos en Snow. El compromiso de Crayon en términos de recursos fue considerable, y el equipo cubrió mucho terreno. Esto incluyó:

- Dimensionamiento correcto y alineación de versiones de licencias (es decir, Estándar, Pro, Avanzado, etc.)
- Identificación de sobreconsumo para habilitar la recolección de software y la reasignación de usuarios
- Consolidación de insumos y datos que permiten a Vestas eliminar software no utilizado durante 90 días, así como duplicados y juegos
- Ayuda para asegurar que Vestas solo renueve software en uso
- Ayuda con la estandarización y optimización de acuerdos, beneficios y precios
- Asistencia en la negociación de contratos con proveedores seleccionados

El ahorro de costes por valor de 734.000 euros se logró mediante la introducción de mejores prácticas de SAM, como la gestión proactiva de licencias y el uso para prevenir el gasto excesivo o incumplimientos. Sin embargo, la mayor parte del valor creado por Crayon provino de la reducción de riesgos, en parte mediante la eliminación de la herramienta Make Me Admin, que esencialmente daba a todos en Vestas el derecho administrativo para descargar cualquier aplicación que quisieran. Con la introducción de protocolos SAM a nivel de empresa, Vestas ahora tiene una tienda interna con software aprobado que Crayon está refinando constantemente.