Spirax Group impulsa la eficiencia y productividad con Microsoft 365 Copilot y Crayon

Spirax Group buscó la ayuda de Crayon para mejorar la experiencia de sus trabajadores, abordando las ineficiencias en la forma en que los empleados gestionaban la documentación, las reuniones y la recuperación de información. Con una fuerza laboral repartida en múltiples continentes y zonas horarias, el desafío no era sólo ayudar a Spirax Group a trabajar de manera más productiva, sino también garantizar que los equipos pudieran colaborar de manera más efectiva, independientemente de su ubicación.Copilot, un asistente generativo impulsado por IA, fue identificado como una herramienta crucial para lograr los objetivos de productividad de Spirax. La asociación se inició junto con un programa piloto que involucró a 300 empleados de varios departamentos y roles, lo que permitió a la empresa identificar y adaptar los casos de uso que tendrían el impacto más significativo.

La experiencia de Crayon fue fundamental para guiar a Spirax Group a través del proceso de adopción de Copilot. Crayon trabajó en estrecha colaboración con Spirax Group para identificar los casos de uso más relevantes para Copilot en diferentes roles dentro de la empresa. Al comprender las necesidades específicas de cada departamento, Crayon ayudó a Spirax a centrarse en las áreas en las que Copilot podría ofrecer el mayor valor. Ivan Miskin señaló que "Crayon trajo algunos beneficios específicos y medibles de lo que hemos estado haciendo con Copilot. Hasta ese momento, muchos de nuestros beneficios eran relativamente intangibles". Reconociendo que el uso efectivo de las herramientas de IA requiere más que sólo una implementación técnica, Crayon diseñó y entregó sesiones de capacitación específicas. Rachel Daddow, especialista en éxito del cliente de Spirax Group, explicó que "inicialmente dimos una sesión de capacitación, presentando a los colegas a Copilot, y luego también tuvimos una sesión con Microsoft. Basándonos en los comentarios, nos dimos cuenta de que necesitábamos más capacitación que solo dos sesiones cortas. Copilot es algo que aprendes con el tiempo y con algo de práctica, y ahí es donde Crayon pudo ayudarnos a ofrecer más sesiones de capacitación". Para garantizar una transición sin problemas, Crayon proporcionó apoyo continuo para ayudar a Spirax Group a gestionar los cambios culturales y operativos que vienen con la adopción de nuevas tecnologías. Esto incluyó la creación de un centro de excelencia dentro del Grupo para fomentar el intercambio de conocimientos y el aprendizaje continuo.

El programa piloto en Spirax Group se estructuró cuidadosamente para maximizar el impacto de Copilot. se centró en varias áreas clave en las que Copilot podría impulsar ganancias significativas de eficiencia:
Documentación y creación de contenido: los empleados que utilizan Copilot para generar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y correos electrónicos vieron un ahorro de tiempo inmediato. La capacidad de Copilot para ayudar en la creación de contenido no solo redujo el tiempo dedicado a estas tareas, sino que también mejoró la calidad de los resultados al proporcionar sugerencias y automatizar tareas repetitivas.
Eficiencia de las reuniones: al integrar Copilot en Microsoft Teams, los empleados de The Group pudieron resumir rápidamente las reuniones, generar puntos procesables y recuperar información relevante almacenada en múltiples plataformas como SharePoint y Outlook. Esta característica fue particularmente beneficiosa para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias. 
Recuperación de información: uno de los ahorros de tiempo más importantes identificados durante el piloto fue la capacidad de Copilot para reunir datos de varias fuentes. Esta capacidad redujo drásticamente el tiempo que los empleados dedicaban a buscar información, lo que les permitió centrarse más en el análisis y la toma de decisiones.

A lo largo del piloto de cuatro meses, todos los participantes informaron que ahorraron al menos 20-30 minutos por semana, con algunos "usuarios avanzados" ahorrando hasta 11 horas semanales. Estos usuarios avanzados eran empleados que integraron completamente a Copilot en sus rutinas diarias, demostrando el potencial de la herramienta cuando se usaba al máximo. El éxito del piloto llevó a Spirax Group a ampliar el uso de Copilot, comprando 800 licencias adicionales para extender los beneficios a más roles y departamentos. Los empleados aprecian el ahorro de tiempo y la facilidad de generar contenido y gestionar las comunicaciones. Esto no solo mejora la satisfacción general del trabajo, sino que también reduce el estrés asociado con la gestión de grandes volúmenes de información y el cumplimiento de plazos ajustados. Al mejorar la gestión de reuniones y hacer que la información sea más accesible, Copilot ha fomentado una mejor colaboración entre los equipos. Los empleados ahora pueden compartir conocimientos y perspectivas de manera más efectiva, lo que lleva a una toma de decisiones más informada y a un mayor sentido de trabajo en equipo.

El éxito del piloto ha allanado el camino para una adopción más amplia en toda la organización, con planes para integrar a Copilot en todos los roles basados en el conocimiento para 2025. Spirax Group también está explorando capacidades adicionales de IA, como Copilot Studio, para desarrollar soluciones de IA personalizadas que aborden necesidades comerciales específicas. Robin Burnikell comentó: "Copilot Studio tiene capacidades específicas [para impulsar casos de uso más allá de la herramienta Office] que hemos identificado que serían muy beneficiosas, como crear un chatbot para apoyar los documentos de políticas". Además, Spirax Group está explorando el uso de la IA para apoyar su implementación de Dynamics 365, con el objetivo de aprovechar la IA para obtener información más profunda y tomar decisiones más inteligentes. La empresa se compromete a mantenerse a la vanguardia de la innovación tecnológica, asegurando que sus empleados tengan las herramientas que necesitan para impulsar la mejora continua y mantener una ventaja competitiva. Ivan Miskin expresó optimismo sobre el futuro, afirmando: "Creo que las herramientas de IA como Copilot permitirán a muchas personas ser más productivas al eliminar algunas de las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. No se trata de reemplazar trabajos, sino de dar a la gente más tiempo para hacer su trabajo de manera más efectiva".