Zuellig Pharma optimiza la licencia de Microsoft gracias a Crayon

Cuando Zuellig Pharma, un importante distribuidor de productos sanitarios que opera en 16 mercados del sudeste asiático, vio cómo aumentaban sus gastos en la nube, necesitó ayuda experta. La colaboración con Crayon permitió a la empresa optimizar los costes en su entorno de Microsoft Azure, transformar fundamentalmente su enfoque hacia el gasto en la nube y establecer una práctica sostenible de FinOps en toda la organización.

Ernest Lee, el recién nombrado Jefe de Excelencia Tecnológica, asumió el reto de optimizar los costes en la nube. Su enfoque se centró en analizar dónde invertir y cómo maximizar los recursos financieros para impactar positivamente en los resultados de la empresa. Con experiencia en el sector financiero y responsabilidades en gobernanza financiera, Lee consideró que adoptar un enfoque FinOps podría maximizar el valor del negocio en la nube y fomentar una cultura de responsabilidad financiera en toda la compañía.

Optimización de licencias de Microsoft
“Pagábamos tarifas sustanciales cada mes tanto por la nube como por licencias de Microsoft y sabíamos que si ajustábamos nuestro entorno de Microsoft, podríamos lograr ahorros significativos”, comentó Lee. “Estábamos próximos a una renovación y necesitábamos actuar rápidamente para no tener que esperar otro año.”

Zuellig Pharma eligió a Crayon para optimizar sus costes en la nube debido a su experiencia en licencias de Microsoft y su práctica integral de FinOps. Los primeros proyectos revelaron el uso actual de licencias y los gastos asociados, ayudando a los equipos a asignar las licencias adecuadas a cada caso de uso. Esto no solo les proporcionó los datos necesarios, sino también la confianza para llevar a cabo una revisión y renegociación efectiva de su contrato empresarial con Microsoft.

Ante el escepticismo inicial de algunos accionistas sobre la posibilidad de generar ahorros, Crayon propuso trabajar bajo un modelo de participación en ganancias, cobrando únicamente si se lograban los ahorros. Lee quedó satisfecho con los resultados: “Primero optimizamos el gasto en licencias de Microsoft, logrando un ahorro del 10% anual, asegurándonos al mismo tiempo de cumplir con los términos y condiciones de Microsoft. Ahora somos más inteligentes y deliberados sobre nuestras necesidades: por ejemplo, eliminamos ciertas licencias para empleados en almacenes que no necesitaban InTune; para otros usuarios, se trató de degradar licencias de E3 a E1. Nuestras actividades de optimización para asignar las licencias correctas a los perfiles y roles adecuados nos colocaron en una posición ventajosa para negociar la renovación con Microsoft”.

El proceso tomó solo unos meses. Lee comentó: “El momento mágico fue cuando vimos la nueva cantidad de la renovación frente a lo que hubiéramos pagado sin optimizar, y eso solo en lo referente a licencias de Microsoft.” Sobre la colaboración con Crayon, Lee añadió: “La disposición de Crayon para ayudar fue evidente y actuaron de manera muy profesional. Aprendimos mucho, lo que también nos abrió los ojos hacia áreas que necesitan más atención.”

Control de costes en la nube
Este éxito le dio a Lee el impulso necesario para iniciar un programa de transformación cultural, cambiando el enfoque de la empresa de sistemas locales a una mentalidad orientada a la nube. “Fue un momento importante, un catalizador de cambio para que la organización entendiera que operar en el mundo de la nube es sustancialmente diferente, que requiere nuevas habilidades, nueva información y nuevas formas de trabajo.”

La visibilidad mejorada fue clave para este cambio cultural, y Zuellig Pharma lanzó junto con Crayon un nuevo flujo de trabajo para desarrollar un panel de control que apoyara la gestión de costes en la nube en toda la empresa. Lee comentó: “No solo lo haríamos visible para todos en TI, de hecho, decidí hacerlo visible para toda la empresa, para que comprendieran completamente el coste de operar un negocio.”

El conocimiento y la educación se convirtieron en pilares clave del trabajo conjunto entre Lee y Crayon para implementar una mentalidad FinOps y maximizar los beneficios de operar en la nube. Lee elevó el control de costes de TI como una prioridad estratégica, ganando reconocimiento a nivel directivo y del CEO. “Hace seis meses, nadie entendía qué es FinOps. Ahora, en menos de medio año, hemos establecido responsabilidad financiera, y mi CTO y parte del equipo de liderazgo entienden FinOps, lo cual es excelente porque estamos en un camino hacia la educación continua.”

Optimización futura de software empresarial
Además, Zuellig Pharma está planeando optimizar sus licencias de SAP. Se están desarrollando e implementando políticas y procesos de gobernanza de FinOps. Junto con Crayon, la empresa está explorando nuevos proyectos para desarrollar más controles y herramientas que permitan funciones de gestión financiera como alertas de costes y capacidades de pronóstico.

Al implementar nuevas estructuras de gobernanza, proporcionar visibilidad y control, y educar a los accionistas a través de su servicio gestionado de FinOps, Crayon ha ayudado a Zuellig Pharma a pasar de una gestión de costes reactiva a un control financiero proactivo.

Zuellig Pharma, ahora en el asiento del conductor

Esta transformación ha permitido a Zuellig Pharma innovar y centrarse en el éxito empresarial, siguiendo su lema “ahorrar para invertir, ahorrar para innovar”. La asociación con Crayon no solo les ha abierto los ojos hacia áreas de gestión financiera que requieren atención, sino que también les ha proporcionado una base de conocimiento y confianza para optimizar la gestión financiera en la nube.

Más allá de elogiar la profesionalidad y la capacidad de respuesta de Crayon, para Lee, Crayon ha sido un verdadero socio, ayudándole a navegar por un cambio cultural transformador. Lee concluye: “Kudos a Crayon. El conocimiento es más importante que un ahorro único; su disposición y humildad para compartir, su genuino deseo de ayudar, realmente se nota.”