Acuity elije a Crayon para optimizar sus licencias de Microsoft

Acuity, un proveedor global líder de servicios y soluciones basados en procesos y tecnología para clientes gubernamentales y comerciales, había realizado múltiples adquisiciones que dejaron a la empresa con un ecosistema complejo de software de Microsoft. Cuando llegó el momento de renovar su Acuerdo Empresarial por Suscripción (EAS, por sus siglas en inglés), la compañía recurrió a Crayon por su profunda experiencia en la optimización de costes de licencias.

Gestionando un entorno complejo de licencias
Tras múltiples adquisiciones y desinversiones, Acuity se encontró con un extenso ecosistema de licencias en diversas implementaciones de software de Microsoft. La empresa necesitaba cumplir con los términos de licencia mientras se aseguraba de que su inversión en software realmente se ajustara a sus necesidades.

Al acercarse la fecha de renovación de su acuerdo de tres años, la compañía sabía que había margen para optimizar, pero identificar las áreas de mejora era un desafío.

Por ello, Acuity eligió a Crayon como su socio estratégico para analizar qué, cuándo y dónde podía optimizar su EAS. No solo necesitaban ajustar su acuerdo, sino también reducir costes en lo que quedaba del período.

Un enfoque estratégico de optimización genera un 36% de ahorro en costes
Los expertos en optimización de Crayon trabajaron junto con el equipo de Acuity para evaluar su estado actual de licencias, sus necesidades reales y proyectadas, y las oportunidades para maximizar su inversión en Microsoft.

El primer paso fue recopilar informes sobre el uso y los datos de licencias existentes. Luego, los especialistas de Crayon analizaron estos datos para obtener una visión completa del entorno Microsoft de la empresa.

Con esta comprensión detallada, Crayon comparó el uso real con los acuerdos de licencia vigentes y buscó meticulosamente formas de reducir costes eliminando licencias innecesarias, sin comprometer el cumplimiento normativo.

Después, Crayon exploró alternativas de licenciamiento basadas en las necesidades, el uso y la hoja de ruta de la empresa. Este informe detallado incluyó aspectos como usuarios, consumo, generación de datos, seguridad, retención, licencias de terceros, uso en la nube y otros factores clave. Finalmente, se presentaron diversos escenarios de renovación para que Acuity pudiera comparar su acuerdo actual con las estrategias de optimización sugeridas.

Durante este proceso, Crayon identificó una reducción de costes del 36% en la próxima renovación del EAS, lo que incluyó 1 millón de dólares en ahorros potenciales gracias al ajuste y optimización de Office 365 además de 400,000 de dólares en ahorros potenciales mediante la optimización de un servidor local en los dos años restantes del acuerdo.

Gracias al profundo conocimiento de Crayon sobre la estructura de licencias de Acuity, la empresa pudo actuar como un aliado estratégico y ayudar a negociar las mejores tarifas y acuerdos con Microsoft.

"El proceso de optimización y ajuste de Microsoft realizado por Crayon nos permitió lograr ahorros significativos en nuestra próxima renovación. Tuvimos una experiencia muy positiva trabajando con el equipo de Crayon y realmente valoramos su experiencia y profesionalismo. Se dedicaron a garantizar nuestro éxito." Director en Acuity.