BaptistCare se asocia con Crayon para promover la adopción de la IA

Establecida en 1944, BaptistCare es una organización sin ánimo de lucro con sede en Australia que ofrece servicios y atención en el ámbito del cuidado residencial para personas mayores, la vida en comunidades de retiro y la asistencia a domicilio. Además, proporciona diversos servicios comunitarios, incluyendo vivienda asequible y apoyo y defensa para mujeres y niños que huyen de la violencia doméstica y familiar. BaptistCare otorga una alta prioridad a la satisfacción del personal y se asegura de que cuenten con las mejores herramientas posibles para ser productivos y eficaces.  

Sin embargo, si se le pregunta a alguien que trabaje en una organización sin ánimo de lucro, es probable que confirme que desempeña múltiples funciones. Estas organizaciones suelen enfrentarse al desafío de hacer más con menos y deben superar obstáculos particulares, incluyendo una fuerte dependencia de subvenciones gubernamentales y la necesidad de una recaudación de fondos efectiva. Las organizaciones sin ánimo de lucro que operan en el sector del cuidado de personas mayores deben cumplir con normativas y requisitos de conformidad del sector, además de informar continuamente sobre la sostenibilidad organizacional y el impacto en la comunidad para asegurar una financiación continua.  

Si bien estas organizaciones reconocen el potencial de la tecnología innovadora para impulsar una mayor productividad, la adopción de tecnología plantea interrogantes sobre costes, compatibilidad con sistemas heredados, consideraciones de seguridad y la necesidad de capacitar al personal.  

Ante estos desafíos y la necesidad de responder a un cambio significativo en su estructura organizativa, BaptistCare ha sido pionera y líder en la adopción de tecnología de inteligencia artificial. En 2023, BaptistCare inició su ambicioso camino hacia la adopción de la inteligencia artificial y está liderando el camino de la innovación en el sector sin ánimo de lucro en Australia y Nueva Zelanda.

Brindando apoyo a las comunidades con la ayuda de la IA  

Dado que BaptistCare depende de una financiación gubernamental limitada, la organización sin ánimo de lucro tuvo que hacer un uso eficiente de su presupuesto para lograr la transformación digital. Sin embargo, con diversos sistemas de archivo en toda la organización, la colaboración y la productividad suponían un desafío. Tras un cambio organizativo significativo, tuvo que gestionar una gran cantidad de nuevo personal y registros, algunos de los cuales eran duplicados o versiones diferentes de los mismos documentos.  

BaptistCare vio en la inteligencia artificial una herramienta revolucionaria para ayudarle a superar estos obstáculos y mejorar su productividad. Para respaldar su adopción de la IA con un equipo reducido y recursos limitados, BaptistCare recurrió a Crayon.  

Tras cinco años de sólida colaboración, Crayon ya había demostrado ser un socio confiable en innovación. Dado a su larga relación, Crayon estaba en una posición privilegiada para comprender las necesidades de la organización sin ánimo de lucro.  

Optimización de operaciones con Microsoft 365 Copilot  

Tras analizar los objetivos y desafíos de BaptistCare, los especialistas de Crayon sugirieron una solución que les proporcionaría las herramientas necesarias para impulsar la innovación: Microsoft 365 Copilot.  

Dado que BaptistCare contaba con recursos limitados, Crayon colaboró con Microsoft para ayudar a obtener ahorros en los costes de las licencias de Copilot a través de la iniciativa Tech for social impact de Microsoft. Para diciembre de 2023, BaptistCare estaba listo para optimizar y asegurar su entorno y planificar una hoja de ruta para la adopción de la herramienta junto con Crayon.  

Como parte del programa Copilot partner early access de Microsoft, Crayon también contaba con una ventaja a la hora de ayudar a BaptistCare. Al ser uno de los menos de 40 socios a nivel mundial en la primera ola de participantes en el programa Copilot jumpstart, Crayon pudo obtener las licencias antes que nadie, una ventaja que, a su vez, impulsó la posición de BaptistCare como pionero en la implementación de la inteligencia artificial.

Aprendiendo a aprovechar al máximo los beneficios de Microsoft 365 Copilot  

Durante los dos años anteriores, BaptistCare había invertido significativamente en TI y había dado pasos para convertirse en una organización completamente basada en la nube y ágil. Esto le permitiría mantener a su fuerza laboral satisfecha y productiva, al tiempo que mejoraba la atención a sus clientes y comunidades.  

Aun así, la adopción de Copilot revolucionaría los procesos de trabajo y los hábitos laborales del personal. Era un desafío importante que requería un amplio soporte. Crayon asumió el reto de involucrar a las partes interesadas de BaptistCare y construir una oferta de servicios clara y flexible. Colaborando con el equipo de TI y el de marketing y comunicaciones, Crayon llevó a cabo una serie de talleres y actividades de adopción. Estas iniciativas permitieron a BaptistCare implementar Microsoft 365 Copilot de manera segura y fomentar un aprendizaje y desarrollo continuos.  

Para iniciar la colaboración, Crayon realizó una evaluación integral del entorno de TI de BaptistCare. El equipo identificó fortalezas, brechas y oportunidades de mejora, desarrollando una hoja de ruta con políticas y procedimientos sólidos que garantizaran la protección continua de los datos. Esta evaluación permitió a BaptistCare llevar a cabo una revisión de preparación técnica previa y posterior a la implementación, lo que reforzó la confianza en que la organización podría aprovechar los beneficios de Copilot de manera segura.  

Para fortalecer la preparación de BaptistCare, Crayon proporcionó asesoramiento para garantizar que todos los usuarios de Microsoft 365 Copilot fueran conscientes de las normas de seguridad, además de contar con un canal para informar sobre anomalías de datos y riesgos. Esto permitió a los empleados comprender claramente el marco de confianza cero de Microsoft, sus compromisos con la IA responsable a nivel global y cómo se protegerían y utilizarían sus datos.

Posteriormente, Crayon ayudó a BaptistCare a desarrollar un centro de excelencia basado en Microsoft teams y una hoja de ruta de capacitación para mejorar las habilidades de los referentes internos de Microsoft 365 Copilot. A partir de la visión general inicial de Copilot, BaptistCare pudo comenzar a identificar casos de uso dentro de su propio entorno para determinar qué flujos de trabajo podían optimizarse rápidamente para impulsar la productividad.  

En total, aproximadamente 300 usuarios fueron capacitados para usar Microsoft 365 Copilot y adquirieron conocimientos valiosos sobre las experiencias y requisitos del sector para tener éxito con la tecnología de inteligencia artificial.

Mejora de la productividad, mayor satisfacción del cliente  

Aprovechando las funciones de IA y análisis de datos de Microsoft 365 Copilot, BaptistCare ha descubierto nuevos conocimientos para mejorar la atención a sus comunidades. Con el poder de los análisis, la organización sin ánimo de lucro ha mejorado su toma de decisiones y ha encontrado nuevas oportunidades para aumentar la satisfacción de sus clientes.  

Lo más importante es que el uso de Microsoft 365 Copilot ha acelerado la eficiencia operativa del equipo. Microsoft 365 Copilot ayuda al personal de BaptistCare a transformar sus procesos de negocio y experiencias con los clientes, dándoles una ventaja competitiva en la prestación de atención de calidad a las personas mayores. Algunas tareas que antes tardaban una semana en completarse ahora se realizan en horas. Esta eficiencia garantiza que el personal de BaptistCare pueda ofrecer un excelente servicio a decenas de miles de clientes en toda Australia.  

Como socio que cree en el poder de la tecnología para promover el bien común, Crayon espera seguir ayudando a BaptistCare a impulsar más innovación y a continuar apoyando su viaje de transformación digital en cada paso del camino.