Beneficios de externalizar la compra de tecnología

Las empresas suelen necesitar tecnologías distintas para diferentes mercados y regiones, y sus necesidades tecnológicas casi con certeza evolucionarán con el tiempo. Esto da lugar a procesos de adquisición difíciles de gestionar y decisiones que requieren conocimientos especializados para tomarse correctamente. En este contexto, externalizar la estrategia y los procesos de adquisición tiene sentido. 

Externalizar la adquisición es una solución para la complejidad  

En general, la externalización de la adquisición tiene sentido para organizaciones con entornos complejos. Esta complejidad puede surgir por diversas razones. Las fusiones y adquisiciones suelen dar lugar a requisitos de software complicados, ya que las empresas deben integrar nuevas organizaciones con sus propios acuerdos históricos de software dentro de una entidad más grande. En algunos casos, la complejidad puede formar parte del modelo de negocio. Por ejemplo, las empresas de tecnología de vanguardia compran nuevas herramientas y tecnologías con regularidad para mantenerse por delante de la competencia. Sean cuales sean los orígenes del entorno de software complejo de una empresa, la externalización de la adquisición simplifica el problema.

Beneficios de externalizar la adquisición

Reducción de costes
La reducción de costes es, sin duda, el principal beneficio asociado a la externalización de la adquisición. La externalización puede reducir los costes administrativos, que representan un porcentaje considerable de cada gasto en adquisición. Todas las organizaciones atraviesan procesos de adquisición que contribuyen al coste total de compra de licencias de software. En muchos casos, estos costes administrativos constituyen la mayor parte del gasto, lo que hace que comprar cientos de licencias sea tan costoso como comprar solo unas pocas. La externalización de la adquisición elimina esta carga administrativa, reduciendo costes en el proceso.

Conocimiento de productos y proveedores
El mercado de software digital e infraestructura es extraordinariamente complejo. Aunque existen grandes nombres como IBM y Microsoft, también hay una cantidad notable de editores de software más pequeños y especializados. Además de poder negociar los mejores términos, condiciones y precios con estos proveedores, Crayon también actúa como asesor, ayudando a las organizaciones a adquirir las licencias óptimas para sus necesidades actuales y futuras. Para ello, tiene en cuenta los permisos de acceso deseados y los requisitos específicos de cada tipo de empleado.

Conocimiento en compras
La experiencia en compras se extiende a otras áreas del proceso de adquisición. Por ejemplo, calcular la mejor compensación y los términos de pago es notoriamente difícil. ¿Debería una empresa optar por un acuerdo basado en volumen, una licencia basada en la capacidad de CPU y procesador o un modelo de pago basado en el número de empleados? Estas son sólo tres de las posibles opciones. Crayon puede ayudar a las empresas a realizar análisis de escenarios para determinar la mejor opción.

Cumplimiento normativo y mitigación de riesgos
Crayon guía y asiste a los clientes para que cumplan con los términos y condiciones de los proveedores. Esto incluye establecer y gestionar los requisitos de informes. Muchos proveedores incorporan estos requisitos en sus acuerdos de licencia y, a menudo, se necesitan herramientas específicas para supervisar el uso y el cumplimiento. Dado que los términos y condiciones cambian y evolucionan con regularidad, esta orientación resulta invaluable para muchas organizaciones, ya que les permite mantenerse actualizadas con la normativa vigente sin invertir recursos considerables. Al mismo tiempo, Crayon reduce los gastos asociados con las auditorías, asegurando que la adquisición sea más rápida, sencilla y económica sin comprometer el cumplimiento ni la mitigación de riesgos.

Eficiencia en los procesos
La capacidad de integrarse con los sistemas de adquisición de los clientes también posiciona a Crayon como un valioso socio en la gestión de compras. Crayon puede conectarse con los sistemas y procesos centrales, ya sea a través del correo electrónico o mediante APIs para una integración fluida con sistemas de adquisición basados en ERP. Esto simplifica considerablemente la externalización de las adquisiciones, permitiendo a Crayon trabajar directamente con los clientes en sus propios términos y proporcionando un alto nivel de flexibilidad. 

Optimización continua
La adquisición de tecnología es un proceso continuo: los precios cambian, surgen nuevos programas, se actualizan las condiciones de los proveedores y evolucionan las necesidades empresariales. Por ello, los especialistas en adquisiciones como Crayon suelen trabajar con los clientes en un proceso de optimización continua. En toda la industria de la tecnología digital, los precios fluctúan significativamente. La capacidad de adaptarse de manera rápida y eficiente a estos cambios es esencial para que las empresas optimicen sus soluciones tecnológicas. Como Crayon está inmerso en la industria y reconoce estos cambios a medida que ocurren, puede mantener a los clientes informados sobre las novedades y ayudarles a hacer la transición hacia alternativas más rentables a largo plazo.

Consolidación de proveedores
Si bien el entorno de software e infraestructura digital es complejo, uno de los principales beneficios de asociarse con un especialista en adquisiciones como Crayon es la capacidad de simplificar la gestión y consolidar proveedores. No es raro que las empresas tengan funcionalidades duplicadas repartidas entre varios proveedores. Crayon a menudo ayuda a las empresas a identificar y eliminar estas duplicaciones, simplificando y optimizando la gestión y consolidando proveedores en el proceso.

Previsión y presupuestación
Como especialistas en adquisiciones, Crayon ha podido invertir en herramientas avanzadas de previsión y presupuestación. Al analizar el uso y el crecimiento empresarial, Crayon puede ayudar a las organizaciones a predecir sus necesidades futuras y planificar sus presupuestos en consecuencia. Esto permite que las empresas estén mejor preparadas para satisfacer sus necesidades tecnológicas en evolución y dispongan de los recursos financieros listos para invertir cuando sea necesario.  

Externalización de adquisiciones con Crayon

Para Crayon, la tecnología es una parte central de su negocio. Es su especialidad. Crayon emplea a más de 2.000 expertos en licencias, cada uno de los cuales aporta un conocimiento excepcional en software, adquisición de software, optimización de acuerdos y comprensión de los términos y condiciones de los proveedores. La mayoría de las empresas no tienen el tiempo ni la disposición para desarrollar este nivel de especialización. Prefieren centrarse en sus funciones y competencias comerciales principales, lo cual es completamente comprensible.  

Crayon está ahí para ayudar a esas empresas. Ya sea negociando términos y condiciones, facilitando la optimización continua o gestionando el cumplimiento normativo y la mitigación de riesgos, Crayon ayuda a las organizaciones a aprovechar al máximo su tecnología digital, garantizando que lo hagan de manera eficiente y rentable.