Herramientas modernas para el entorno de trabajo: el valor de la personalización

Los desafíos fueron muchos, como que las empresas no tenían suficientes licencias VPN para permitir todas las conexiones remotas requeridas, las herramientas de colaboración remota simplemente se adoptaron sin más, y muchos trabajadores ni siquiera estaban equipados con dispositivos móviles adecuados.

Pero teniendo en cuenta todo eso, la mayoría de las empresas fueron capaces de hacer frente a la situación y conseguir que funcionara.

Con la nueva normalidad, muchas empresas planifican y buscan conceptos y tecnologías, haciendo que este mundo híbrido funcione para siempre, mientras siguen buscando el equilibrio adecuado entre el trabajo remoto y el trabajo de oficina.

Uno de los muchos efectos secundarios que vemos es el creciente número de servicios y soluciones de trabajo híbridos, que prometen facilidad de uso, control y gran seguridad para proteger la nueva configuración del lugar de trabajo.

 

¿Todo vale?

Pero ¿estas soluciones SaaS estándar (ready-to-use) realmente cumplen lo que prometen en escenarios reales de trabajo híbrido?

Si bien las empresas todavía están en la fase de definición de una estrategia, la gran cantidad de soluciones y servicios disponibles crea más confusión que resuelve los problemas.

La mayoría de esos productos SaaS prometen resultados comerciales similares, pero aplican metodologías ligeramente diferentes y se integran de manera diferente en los sistemas preexistentes de las empresas, lo que indica que el gran experimento no ha terminado por completo.

¿Qué solución elegir? ¿Cómo implementarla? ¿Cuánta personalización es necesaria? y, sobre todo, ¿quién proporciona todo eso? son las siguientes preguntas lógicas que los responsables de la toma de decisiones empresariales tienen que hacerse.

Pero antes de que podamos responder a todas esas preguntas, debemos analizar qué desafíos comerciales deben resolver las soluciones SaaS. Mirando al pasado, los primeros modelos similares a SaaS vienen de la década de los sesenta, cuando la computación era algo que los grandes mainframes en los campus universitarios podían proporcionar, el tiempo de computación era escaso y costoso.

El MIT (Instituto de Tecnología de Massachusetts) formuló el primer Sistema Compatible de Tiempo Compartido (CTSS) efectivo en 1961, resolviendo ese problema.

Años más tarde, Salesforce es la primera solución SaaS real que fue reconocida como tal. En 1999 el lanzamiento de la solución SaaS CRM impulsada por la nube permitió a las empresas utilizar cargas de trabajo de CRM sin realizar una integración de arquitectura empresarial pesada en sus entornos locales existentes.

 

¿Cómo encaja Microsoft en todo esto?

Con Business Productivity Online Suite (BPOS), en 2008, Microsoft ofreció cargas de trabajo hospedadas en línea como Exchange y SharePoint a algunos de sus clientes empresariales.

Ofrecer servicios compartidos seguía siendo un negocio secundario, no un área de foco: los equipos de software de Microsoft proporcionaron a sus equipos de servicio la versión local de Exchange y otras cargas de trabajo empresariales, lo que les permitió crear una arquitectura host en torno a una selección de las funcionalidades originales.

Si bien esto permitió a los equipos de servicio ofrecer servicios de hospedaje en etapa inicial, los clientes en línea tuvieron que esperar bastante para obtener nuevas funcionalidades, como se ofrecían en las versiones de Exchange o SharePoint 2010.

Microsoft ajustó rápidamente la estrategia para ofrecer software y servicios en tándem, lo que finalmente condujo al desarrollo y empaquetado de Office 365.

Office 365, y hoy Microsoft 365, ofrece una amplia gama de cargas de trabajo listas para usar que permiten a las empresas operar su TI al tiempo que ofrecen resultados comerciales tangibles.

No se trata tanto de ofrecer una versión asequible de Exchange, el conjunto de aplicaciones de Office, en un modelo de suscripción o impulsar la adopción de SharePoint en tantas empresas como sea posible. Microsoft 365 (como producto SaaS) es un conjunto de herramientas que permite a las empresas aprovechar las cargas de trabajo empresariales, empaquetadas de forma digerible, listas para ser consumidas. Muchas funcionalidades funcionan bien de inmediato, otras están integradas en experiencias similares a las de un asistente, lo que permite configuraciones optimizadas y aceleradas.

En definitiva, Microsoft 365 ofrece una amplia selección de cargas de trabajo principales que ya proporcionarán valor listo para usar, y las empresas seleccionan las cargas de trabajo que necesitan, en función de su estrategia.

Sin embargo, las soluciones de trabajo híbrido presentan un problema diferente.

A juzgar por el estado en el que se encuentran la mayoría de las empresas hoy en día, encontrar la solución de trabajo híbrido adecuada requiere encontrar la estrategia correcta para el negocio en sí.

Por ejemplo, Microsoft Teams (y productos similares) tuvieron un gran éxito durante la Covid, con importantes aumentos en el número de usuarios activos diarios. Pero ¿qué sucede si tratamos Microsoft Teams como un producto ready-to-use, lo implementamos en toda la empresa, y brindamos a los usuarios acceso ilimitado a toda su grandeza?

La respuesta es tan simple como desalentadora: caos total.

Si tenemos 5.000 usuarios, podríamos terminar con 5.000 equipos diferentes, con invitaciones y archivos (independientemente de su sensibilidad) compartidos sin control entre esos equipos. Todo esto conduce a una tasa decreciente de adopción de usuarios y nuevos problemas, en lugar de resolver el enigma del trabajo híbrido.

Obviamente, los principales proveedores de soluciones ofrecen mucha orientación, capacitación y liderazgo de pensamiento en torno al tema del uso adecuado y los modelos de implementación. Pero todavía falta una parte esencial: definir la estrategia para el trabajo híbrido y adaptarla a la cultura de las empresas.

Aquí es donde entran en juego los proveedores de servicios independientes, porque ayudan a comprender la cultura de las empresas y dan forma a una estrategia que se adapta a la fuerza laboral.

Una vez hecho esto, comienza la personalización de las soluciones de trabajo híbrido, idealmente acompañada de un proceso guiado de adopción y gestión del cambio.

Es más crítico que nunca garantizar el uso correcto de tales soluciones, considerando el lado de las personas del cambio y capacitando a las empresas para lograr el ROI tecnológico deseado.

Por tanto, si bien soluciones como Microsoft Teams ofrecen excelentes funcionalidades listas para usar, depende de la base de usuarios cómo se deben adoptan.

Las empresas de hoy emplean hasta 5 generaciones diferentes y los usuarios tienen curvas de aprendizaje muy diferentes, perspectivas únicas sobre cómo ven el cambio en general, y sus propias formas y ritmo cuando se trata de la relación con la tecnología.

Las soluciones de trabajo híbrido requieren personalización y experiencia para que funcione, y ahí es donde un partner con el soporte, el conocimiento y la experiencia adecuada puede poner en valor su aportación a unos clientes que necesitan una solución pero no perderse por el camino de la complejidad de soluciones sin la personalización adecuada.

 

¿Por qué Crayon?

Para ello, Crayon aporta a sus partners el soporte, el conocimiento, la formación y las herramientas necesarias para convertirse en un binomio de éxito para el cliente.

Por tanto, una alianza con Crayon permite a un partner convertirse en una empresa capaz de sacar el máximo rendimiento y personalización de Microsoft 365 y, en concreto, de una herramienta tan completa y competitiva como Microsoft Teams, que muchas veces está infrautilizada. Crayon cuenta con la especialización y el reconocimiento en la tecnología de Microsoft, dado que es uno de los 10 LSP principales de la firma en el mundo, uno de los 3 principales SPLA y partner de Azure Expert MSP. Asimismo, cuenta con más de 350 profesionales certificados en Microsoft.