Gestión eficaz de costes de SaaS con visibilidad y control

La transición hacia la nube ha sido rápida y ha traído un crecimiento exponencial en los costes. Gartner predice que el gasto mundial en software como servicio (SaaS) crecerá un 19,2% de 2024 a 2025, alcanzando un gasto de usuarios finales de 285.870 millones de euros en 2025.

El cambio del modelo de licencias perpetuas a suscripciones ha proporcionado flexibilidad para el despliegue y la escalabilidad, pero también ha introducido costes significativos e impredecibles. No es coincidencia que SaaS sea uno de los flujos de ingresos de mayor crecimiento para los proveedores.

Los desafíos del shadow IT  
El gasto en SaaS generalmente se divide en tres categorías principales: inventario, licencias y gestión de renovaciones. Sin embargo, un coste significativo, a menudo pasado por alto, está relacionado con el fenómeno del shadow IT.

El shadow IT —software, dispositivos y sistemas que operan fuera del control de los departamentos de TI— representa un desafío importante para las empresas. Estas soluciones no aprobadas abarcan desde servicios de correo electrónico y aplicaciones de mensajería hasta programas especializados que solo se descubren mediante auditorías de gastos con tarjetas de crédito.

Los riesgos asociados con el shadow IT incluyen duplicación, violaciones de cumplimiento y un mayor riesgo de ciberataques. Además, genera gastos descontrolados que pueden escalar rápidamente.

Para abordar este problema, existen herramientas de SAM y FinOps que identifican el uso no autorizado de software. Si bien eliminar el shadow IT por completo puede ser irreal, estas herramientas ofrecen información casi en tiempo real sobre qué software se está utilizando, dónde y por quién. Esto permite a los equipos de TI intervenir rápidamente, garantizando el cumplimiento, controlando los costes y reforzando la seguridad.

Sobreaprovisionamiento  
Es evidente que muchas empresas se comprometen y gastan en exceso en SaaS porque carecen de información de calidad sobre su uso y necesidades reales. Evaluar los recursos existentes es esencial, pero también lo es comprender lo que realmente necesita tu negocio. La optimización no siempre implica optar por las soluciones más grandes o rápidas, especialmente si son costosas y poco utilizadas.

En los períodos de renovación, es fácil dejarse seducir por proveedores que ofrecen mayores descuentos por volúmenes más grandes, pero optimizar el stack SaaS es más sencillo cuando ajustas las expectativas y te enfocas en lo que realmente se alinea con las necesidades de tu empresa.

Gestión de proveedores SaaS  
Administrar eficazmente a los proveedores SaaS es clave para controlar los costes. Muchas organizaciones enfrentan dificultades en entornos con múltiples proveedores, donde las características redundantes o innecesarias inflan los costes. Revisar regularmente los contratos, negociar términos y considerar alternativas más económicas son estrategias esenciales. Crayon ofrece un conocimiento profundo de los proveedores para ayudar a las empresas con la gestión y negociación de contratos.

Sostenibilidad  
El descontrol en el uso de SaaS no solo drena los recursos financieros, sino que también afecta la sostenibilidad ambiental. Optimizar el uso de SaaS puede reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono, aspectos cada vez más importantes en las métricas ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

Por ejemplo, consolidar aplicaciones redundantes o adoptar plataformas más eficientes energéticamente aporta ahorros de costes y reducción de emisiones.

¿Por qué elegir Crayon?
La optimización efectiva de SaaS y el control de costes requieren un enfoque holístico y continuo, en lugar de uno fragmentado. La gestión de SaaS se basa en los principios de la gestión de activos de software (SAM), ampliándolos para abordar los desafíos únicos de las soluciones basadas en la nube.

Con una experiencia global extensa y un historial respaldando a empresas de todos los tamaños, Crayon es tu socio de confianza para implementar una estrategia proactiva e integrada que garantice eficiencia en costes, escalabilidad y éxito a largo plazo.

Crayon Cloud Cost Control
La nube presenta numerosas complejidades y, a menudo, requiere equipos dedicados para comprender todos los elementos en movimiento. Muchas organizaciones no tienen la capacidad ni los recursos necesarios para gestionar eficazmente cada parte de su entorno en la nube, especialmente en configuraciones multicloud.

Es aquí donde trabajar con un socio de confianza como Crayon marca la diferencia para identificar e implementar con éxito el control de costes. Su solución "Cloud Cost Control" es una potente herramienta de FinOps que impulsa la visibilidad financiera y la responsabilidad en el entorno de la nube. Al proporcionar información más rápida y detallada, la solución ofrece una base sólida para que las organizaciones mejoren la gestión de costes en la nube y avancen en su recorrido de FinOps con confianza.