Crayon ayuda a FI Group a aprovechar todo el potencial de Microsoft 365 Copilot

Fundada en 2000, FI Group es una consultora especializada en la gestión de la financiación de las iniciativas de I+D+i de organizaciones de todos los sectores a través de acciones centradas en incentivos fiscales y ayudas y subvenciones públicas. Suma cerca de medio millón de clientes y prospects, y gestiona anualmente aproximadamente 8.000 proyectos al año.

El modelo de negocio de FI Group se basa en la confianza de sus clientes. Su crecimiento ha ido paralelo a las necesidades de estos al establecerse en distintos países. Para mantenerse como consultora referente del sector de la financiación de la I+D+i y continuar con su fidelidad, la compañía diseñó una estrategia IT con la que conseguir automatizar los procesos manuales existentes para ganar en eficiencia y productividad; transformar la relación con sus clientes con una comunicación más informada sobre la evolución de los proyectos; y reforzar sus vínculos con las AAPP y organismos con los que trabaja, impulsando la transparencia para garantizar el control y la calidad de los proyectos que gestiona.

La consultora contaba con un gran volumen de licencias de Microsoft para realizar sus operativas diarias en diversos campos, como Microsoft 365 (puesto de trabajo), Microsoft Dynamics (ventas), Virtual Basic/ Power Platform (desarrolladores), etc. Además, ya estaba trabajando en la posibilidad de crear modelos de IA para mejorar los procesos.

 

Reestructuración de los activos de Microsoft

La compañía decidió desvincularse del partner con el que gestionaba los paquetes de Microsoft bajo modelo CSP y realizarlo por su cuenta. Para encarar esta nueva situación contactó con Crayon, que le aconsejó migrar a un modelo de contrato empresarial (EA), ofreciéndoles un abaratamiento considerable de costes, así como condiciones especiales; e incorporar Microsoft 365 Copilot como solución de IA para agilizar el intenso trabajo administrativo del día a día.

En el momento del acuerdo, las condiciones contractuales impedían suscripciones individuales, por lo que se decidió adquirir un paquete de 300, que respondían a las necesidades previstas por FI Group. En coordinación con las Oficinas de Digitalización y Transformación de FI Group, el equipo de Crayon organizó distintos talleres tomando como referencia el conocimiento que la consultora les transmitió sobre sus necesidades y distintos procesos.

En los workshops se personalizaron funcionalidades para conseguir beneficios en cada uno de ellos.  Los primeros se impartieron a responsables de negocio y directivos, incluyendo la CEO de la compañía. Y, posteriormente, se han ido ampliando a los perfiles productivos (los que tramitan las acciones con AAPP, organismos y clientes), personal cross funcional que les da soporte, gestión de datos, ventas, etc. También, se han ofrecido talleres de seguridad para garantizar el despliegue óptimo de Microsoft 365 Copilot.

Fruto de su satisfacción con esta solución, se han incrementado las licencias hasta las 750 actuales con vistas a escalarlas para ir democratizando su uso por toda la empresa. “Crayon ha sido clave para entender todo el potencial de Microsoft 365 Copilot, que nos ofrece en tiempo real numerosas opciones para que nosotros elijamos la mejor. Hemos ganado en calidad y creatividad”, afirma Daniel Simancas, especialista IDI de FI Group.?

Tras los cuatro meses que llevó el despliegue de las nuevas licencias de Microsoft (incluida la migración a Azure, gestión de accesos y optimización), FI Group comenzó a analizar indicadores del uso de Microsoft 365 Copilot y ventajas obtenidas. “Gracias a las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot, FI Group ha recuperado en un año la inversion en IA, impulsando el crecimiento del volumen de negocio de sus filiales”, asegura Íñigo Paniagua, Corporate Chief Digital Officer de FI Group.

Ya de partida, en el Business Plan se constató una reducción del tiempo en el procesamiento de la información, siendo asignado a otras operativas claves en la gestión del trabajo con el cliente, como el descubrimiento de nuevas oportunidades colaborativas y la fidelización de los mismos, o en la reinversión en nuevas herramientas y procesos de trabajo.

El uso de Microsoft 365 Copilot ha modificado el enfoque en la contratación de perfiles productivos, priorizando usuarios de IA que aporten valor a la gestión de los datos.