Cómo Crayon eximió a Norwegian Refugee Council de los aumentos de las tarifas de Microsoft

El Norwegian Refugee Council (NRC) es una organización sin ánimo de lucro que ayuda a las personas obligadas a huir de sus países. Presente en 40 países, en 2023 prestó asistencia a casi 10 millones de personas en todo el mundo, proporcionando ayuda en forma de educación, agua, saneamiento, alimentos, medios de vida, protección contra la violencia, alojamiento y asistencia jurídica.

Cientos de sus aproximadamente 15.000 trabajadores humanitarios se encuentran en su sede de Oslo, pero la gran mayoría trabaja en países como Yemen, Kenia, Colombia y Bangladés. El NRC busca destinar la mayor parte posible de su presupuesto a la ayuda y la menor cantidad posible a funciones administrativas y organizativas, como las licencias de Microsoft, por muy necesarias que sean.

En 2021, Anthony Nichols, director de Operaciones y Soporte Global de TI del NRC, y su pequeño equipo, se enfrentaron a la mala noticia de que Microsoft aumentaría los precios de las licencias de Microsoft 365 a partir de septiembre del año siguiente, un aumento considerable del 11%. “Cabe decir que no teníamos control total sobre nuestro aprovisionamiento de Microsoft”, afirma Nichols. “Queríamos una situación muy diferente de cara al futuro y necesitábamos ser mucho más rigurosos en nuestra gestión de activos de software. Necesitábamos ayuda con esto”.

El licenciamiento de Microsoft era notoriamente complejo, y en NRC se enfrentaban al reto adicional de trabajar en múltiples proyectos en 40 países. Intentar distribuir los costes de las licencias entre países o proyectos era complicado y confuso. “Así que empezamos a buscar un socio que pudiera ofrecernos una mejor visión general de nuestra situación actual, lo que está implementado y lo que está inactivo”, apunta Nichols. Después de considerar varios socios, NRC eligió a Crayon como su nuevo socio de licencias de Microsoft.

 

Revisión de licencias y ahorros

Antes del inicio oficial del proyecto, Crayon identificó qué licencias estaban en uso, cuáles estaban inactivas y dónde podrían existir oportunidades de reducción de costes ajustándolas a las necesidades reales. Los hallazgos de Crayon permitieron a NRC eliminar a casi 3.000 usuarios inactivos de licencias E1.

"Eso solucionó nuestro problema de exceso de licencias", afirma Nichols. "Desde entonces, también hemos estado incorporando automatizaciones que nos han ayudado con la baja, la identificación de exempleados y la eliminación de estas licencias. Nuestros esfuerzos se realizaron en paralelo, pero la experiencia de Crayon también influyó en nuestro proyecto de automatización, lo que nos hizo centrarnos en la necesidad de gestionar adecuadamente nuestro conjunto de licencias, ya que la situación puede descontrolarse rápidamente".

Una parte importante del proyecto general de licencias fue que los usuarios de licencias E1 tuvieron que actualizarse a E3, "ya que E1 era insuficiente para el tipo de trabajo que se realiza". Las optimizaciones que permitió la revisión de Crayon permitieron ahorrar 1,5 millones de coronas noruegas. "Solíamos recibir una subvención considerable de Microsoft para las licencias E1", afirma Nichols, "por lo que esta transición a E3 supuso un gran reto presupuestario. Pasamos de un coste cero a una factura elevada, pero Crayon nos ayudó a suavizar el impacto".

Otra fuente de ahorro fue una inteligente combinación de aprovisionamiento flexible y un Contrato Empresarial tradicional. Crayon adjudicó 7.100 licencias E3 de O365 a un contrato de Proveedor de Soluciones en la Nube (CSP), que permite a los clientes ajustar el número de licencias según sus necesidades. Esta estrategia a corto plazo le ahorró a NRC aproximadamente 225.000 coronas noruegas entre agosto de 2022 y agosto de 2023.

El Acuerdo Empresarial fue una iniciativa de ingeniería de licencias exitosa. Al establecer un Acuerdo Empresarial con un compromiso mínimo de 250 licencias solo para fijar los precios anteriores a septiembre de 2022, NRC evitó el aumento de precio del 11% durante la vigencia del contrato, ahorrando aproximadamente 1,8 millones de coronas noruegas tras pasar del acuerdo CSP al Acuerdo Empresarial en 2023.

"Por supuesto, al renovar tendremos que pagar el precio completo, pero Crayon nos ha brindado este respiro de tres años de cobertura al precio preferencial. No habríamos podido lograr este resultado sin la experiencia y el apoyo de Crayon", concluye Nichols.